Informativa per il trattamento dei dati personali nelle segnalazioni di violazioni di norme nazionali ed europee (whistleblowing - D. Lgs. 24/2023) 

ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

I dati personali raccolti sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente dal Titolare del trattamento dei dati personali che é Studium Group S.r.l. con sede in Viale del Commercio, 47 – 37135 Verona - Partita IVA 02333660237 (tel. +39 045 8761700 – fax +39 045 6766383 – e-mail [email protected] ) . A tutela di tutti gli interessati, il Titolare del trattamento ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali che è contattabile al seguente indirizzo e-mail: [email protected] .

I dati personali trattati sono quelli forniti dal segnalante nel contesto dei canali istituiti dal Titolare del trattamento per permettere la segnalazione di presunte violazioni di norme nazionali ed europee che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del Titolare del trattamento, commesse da soggetti che a vario titolo interagiscono con esso, e delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del Suo rapporto di servizio.

Finalità del trattamento

Il trattamento viene effettuato per le seguenti finalità:

-   ricezione e gestione della segnalazione;

-   istruttoria volta a verificare la fondatezza del fatto oggetto della segnalazione, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati;

-   applicazione di misure correttive e/o di provvedimenti;

-   monitoraggio della loro applicazione;

-   aggiornamento del segnalante sulla presa in carico della segnalazione e sulla conclusione dell’istruttoria conseguentemente avviata;

-   difesa in giudizio del Titolare del trattamento;

-   difesa in giudizio del segnalante.

Soggetti interessati

La presente informativa riguarda:

-   il segnalante;

-   i soggetti segnalati indicati come presunti responsabili;

-   i soggetti implicati nelle violazioni;

-   i soggetti al corrente dei fatti o comunque menzionati nella segnalazione;

-   i facilitatori (se e quando previsti).

I dati personali dei soggetti diversi dal segnalante sono solitamente forniti dal segnalante tramite la segnalazione, oppure forniti dagli altri soggetti interessati qualora questi siano sentiti durante l’indagine.

Categorie dei dati trattati

In relazione alla segnalazione possono essere trattati i seguenti dati personali:

-   dati identificativi (nome e cognome; possibili anche dati residenziali);

-   dati di contatto (e-mail e telefono);

-   qualifica professionale e rapporto di servizio con il Titolare del trattamento;

-   dati relativi alle presunte condotte illecite segnalate, attribuite al segnalato, nelle quali l’interessato potrebbe essere coinvolto o delle quali potrebbe essere a conoscenza;

-   contenuti delle comunicazioni scambiate tra il segnalante e i soggetti che gestiscono la segnalazione;

-   immagini e altra documentazione eventualmente allegata alla segnalazione;

-   categorie particolari di dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione;

-   dati giuridici eventualmente contenuti nella segnalazione.

Qualora, all’esito della verifica di una segnalazione di illecito si ravvisassero elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, al fine di attivare ulteriori approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza, potrebbero essere oggetto di trattamento una più ampia gamma di dati personali quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, posizione in organigramma, esperienze lavorative pregresse, titolo di studio, competenze professionali maturate, dati che rivelano l’origine razziale o etnica, dati che rivelano opinioni politiche, dati che rivelano l’appartenenza sindacale, dati che rivelano convinzioni religiose, dati relativi alla salute, dati relativi a condanne penali e reati, dati anagrafici dei familiari, ecc.

Basi giuridiche del trattamento

Le attività di trattamento sono svolte in base ad un obbligo legale a cui il Titolare del trattamento è soggetto (art. 6 par. 1 lett. c) - GDPR) nel rispetto della normativa di riferimento riguardante i soggetti che segnalano illeciti ( whistleblowing - D. Lgs. 24/2023).

Qualora, nell’ambito di una segnalazione, vengano fornite anche categorie particolari di dati personali, il Titolare del trattamento le tratterà in virtù delle seguenti deroghe:

-   necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9 par. 2 lett. b) - GDPR);

-   necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali (art. 9 par. 2 lett. f) - GDPR) per quanto concerne il trattamento dei dati personali necessari in sede di contenzioso o in sede precontenziosa, per far valere o difendere un diritto, anche del Titolare del trattamento o di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o di arbitrato e conciliazione.

Per quanto concerne la rivelazione dell’identità del segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere la segnalazione, e l’utilizzabilità della segnalazione se l’identità del segnalante è necessaria per la difesa del segnalato, in conformità a quanto previsto dall’art. 12 commi 2 e 5 del D. Lgs. 24/2023, la base giuridica è rappresentata dal consenso.

Analogamente, il consenso del segnalante è necessario per la conservazione di eventuali registrazioni e/o trascrizioni di telefonate, messaggi, conversazioni (art. 14 commi 2 e 4 del D. Lgs 24/2023).

Obbligo di conferimento

I dati raccolti sono solo quelli strettamente necessari per la ricezione e la gestione della segnalazione.

L’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni richieste, può impedire al Titolare del trattamento di dar seguito alla segnalazione o di investigarla efficacemente.

Una segnalazione in forma anonima è sempre possibile. Per quanto sopra, il segnalante è comunque invitato a segnalare qualsiasi violazione fornendo tutte le informazioni richieste, così da permettere al Titolare del trattamento di chiedere ulteriori informazioni.

Modalità del trattamento

Il trattamento viene effettuato con strumenti manuali e informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità, ed in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati ed applicando le misure tecniche ed organizzative previste, da soggetti appositamente nominati quali Incaricati e/o Responsabili dal Titolare del trattamento.

Periodo di conservazione

I dati personali, la segnalazione e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione, e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione al segnalante dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Sono fatti salvi eventuali specifici obblighi normativi o la sopravvenuta necessità del Titolare del trattamento di agire o difendersi in giudizio, che rendano necessario il trattamento e la conservazione dei dati per periodi di tempo superiori.

Comunicazione dei dati

I dati personali, la segnalazione e la relativa documentazione sono comunicati all’Organo di valutazione nominato dal Titolare del trattamento, che provvede alla gestione e alla verifica preliminare sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella medesima segnalazione di illecito.

La tutela della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti interessati viene garantita fino alla conclusione del procedimento avviato, in ragione della segnalazione, fermo restando le comunicazioni effettuate in esecuzione ad obblighi legali cui non è opponibile il diritto all’anonimato del segnalante.

Nel rispetto di tale riservatezza, i dati personali, la segnalazione e la relativa documentazione possono essere comunicati, all’occorrenza, da parte dell’Organo di valutazione:

-   al Consiglio di Amministrazione del Titolare del trattamento, qualora, all’esito della verifica, si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, per ulteriori approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza;

-   all’Autorità Giudiziaria e all’ANAC. In tali eventualità nell'ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante sarà coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del c.p.p.. Nell'ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non potrà essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione, e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del segnalato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

Inoltre, tutti o parte dei dati potrebbero essere condivisi con i seguenti soggetti esterni, a seconda dei casi agenti in qualità di titolari autonomi del trattamento o responsabili del trattamento:

-   avvocati e consulenti, che forniscono servizi di consulenza o di indagine;

-   autorità di vigilanza, di supervisione o di polizia, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali, la segnalazione e la relativa documentazione non saranno comunque oggetto di diffusione (ossia di comunicazione ad una quantità indistinta di altri soggetti).

Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

L’interessato può esercitare tutta una serie di diritti.

Innanzitutto ha la possibilità di ottenere dal Titolare del trattamento informazioni sull’origine e sulle finalità del trattamento dei dati personali che lo riguardano, sulle categorie di dati personali che vengono trattati, a quali destinatari o categorie di destinatari i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinarlo.

Sui dati personali forniti l’interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati errati e l’integrazione dei dati incompleti. Ha il diritto alla cancellazione degli stessi, per quanto non riconducibile ad obblighi di legge, ed alla limitazione del trattamento in determinate circostanze.

Ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso per ciascuna finalità a cui lo ha concesso.

Ha il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo.

Il Titolare del trattamento segnala, tuttavia, che l’esercizio dei diritti dell’interessato potrebbe essere limitato o escluso, ai sensi di quanto previsto dalla normativa vigente, nel caso in cui dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante

Il Titolare si riserva di apportare alla presente informativa tutte le modifiche che ritenesse utile, anche in relazione all’evoluzione della normativa in vigore, dandone la più ampia visibilità agli interessati.

Verona, 14 Dicembre 2023

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Studium Group S.r.l.