Il canale di whistleblowing di Studium Group

Domande frequenti

Qui puoi consultare le domande frequenti del canale di segnalazione di Studium Group.

Cosa succede se il contenuto di una segnalazione si rivela vero? Posso subire delle ritorsioni?

E’ vietata per legge ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo determinando un danno ingiusto al segnalante.

Per esempio, sono considerate ritorsioni, se conseguenti ad una segnalazione, e pertanto vietate: il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.

Cos'è il whistleblowing?

Il whistleblowing è uno strumento tramite il quale i dipendenti, oppure terze parti del contesto lavorativo di un’azienda, possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

Il whistleblower (segnalante, in italiano) è una persona che lavora in un'azienda (pubblica o privata), o che fa parte del suo contesto lavorativo, che decide di segnalare un illecito che ha rilevato durante la sua attività lavorativa.

Di conseguenza il whistleblowing è la pratica per segnalare violazioni di leggi o regolamenti, che un'azienda (pubblica o privata) mette in atto per difendere la sua stessa reputazione.

Che cos'è il canale di whistleblowing di Studium Group?

Si tratta di un mezzo di comunicazione che Studium mette a disposizione di tutti coloro che, appartenendo al contesto aziendale, hanno il diritto di segnalare violazioni commesse dai dipendenti e dai collaboratori dell’organizzazione. Attraverso tale mezzo, potranno essere inviate le segnalazioni di tali violazioni.

Sono state definite una serie di categorie che aiutano a classificare le segnalazioni per area, facilitando così la gestione e la compilazione dei moduli di raccolta dati.

Chi gestisce il canale di whistleblowing di Studium Group?

Il Canale è gestito da specialisti di Regulatory Compliance di Studium con accesso al Canale, con la collaborazione, se necessario, di esperti esterni.

Chi gestisce le segnalazioni?

Il Gestore dei canali di segnalazione. I suoi membri avviano le relative indagini. Se ritenuto necessario, la ricerca viene esternalizzata.

Le persone coinvolte nella ricerca sono inoltre soggette all'obbligo di riservatezza e all'informativa sulla privacy. E comunque la tua riservatezza viene sempre preservata.

Come vengono trattati i dati personali?

In conformità con le disposizioni della normativa vigente in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e D. Lgs. 196/03 e s.m.i.).

Inoltre, la società che gestisce il canale di whistleblowing è nominata responsabile del trattamento dei dati personali di tutte le persone coinvolte nelle segnalazioni.

Tutti i trattamenti effettuati rispettano le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati e impedirne l'alterazione, la perdita e il trattamento o l'accesso non autorizzati.

Cosa succede se il contenuto di una segnalazione si rivela successivamente falso?

L'importante è agire in buona fede e che ci sia motivo di credere che i fatti riportati siano veri.

Studium non si aspetta che il segnalante indaghi sui fatti. Il Gestore dei canali di segnalazione è responsabile di questo ruolo.

Se l'inchiesta conclude che non si è verificata alcuna violazione e che il segnalante ha agito in buona fede, il segnalante non deve temere nulla.

Dov'è la piattaforma che gestisce il canale di whistleblowing?

Il canale di whistleblowing opera su una piattaforma esterna, https://ithikios.com.

Questa piattaforma riceve le segnalazioni e le invia automaticamente a Studium, al Gestore dei canali di segnalazione, per la valutazione. I server ithikios si trovano in data center in territorio europeo.

I tuoi dati sono crittografati per evitare il più possibile i rischi di intrusione, e preservare la tua riservatezza.

Ho perso la password per controllare lo stato del report, cosa posso fare?

Purtroppo, e per motivi di sicurezza, solo il segnalante conosce codice di accesso e password.

Pertanto, se ne perdi uno, non sarai in grado di dare seguito alla comunicazione; ciò non significa che la comunicazione non faccia il suo corso, solo che non sarai in grado di vedere come procede o fornire maggiori informazioni se l'azienda lo richiede.

In caso di emergenza, devo usare questo canale?

No, questo canale non è destinato alla gestione di urgenze o emergenze.

Per urgenze o emergenze devi contattare le autorità o i servizi di emergenza.

L'anonimato è garantito nella segnalazione?

Nel processo di segnalazione, puoi decidere se indicare o meno i tuoi dati personali, e quindi rimanere anonimo. Se decidi di indicarli, il canale ti garantisce che sia mantenuta la riservatezza sulla tua identità.

Inoltre, il canale ti fornirà un nome utente e una password per accedere allo stato di avanzamento del rapporto, e vedere così i progressi e la risoluzione della segnalazione.

Ricorda che il canale è indipendente dall'azienda e non registra informazioni sull'IP da cui si connette.

Perché devo segnalare ciò che so?

L'integrità, la responsabilità e la trasparenza sono valori fondamentali per Studium.

Attribuiamo massima importanza e priorità al rispetto di ogni vigente normativa, delle policy, direttive e regolamenti interni. Per mantenere tali standard elevati, è importante che veniamo tempestivamente a conoscenza delle eventuali violazioni commesse dai nostri dipendenti e collaboratori per porre immediatamente fine ad esse.

Posso segnalare una situazione lavorativa se non appartengo all'azienda?

Sì. Il canale è aperto in modo che i diversi attori del contesto aziendale, nelle vesti di persone fisiche, possano aiutare a rilevare le attività illegali.

In ogni caso, se si tratta di reclami sul servizio o sul prodotto offerto, ci sono altri canali abilitati per presentare tali reclami.

Quali tipi di violazioni posso denunciare?

Violazioni delle disposizioni normative nazionali, in cui rientrano gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili; violazioni della normativa europea, e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione; atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea; atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali.

Per maggiori informazioni puoi consultare la nostra procedura al seguente link.

Quando riceverò una risposta alla mia segnalazione? Quali sono i tempi di risoluzione?

Il Gestore dei canali di segnalazione comunicherà l'accettazione della segnalazione entro un termine massimo di 7 giorni.

Il termine per la risoluzione delle segnalazioni sarà di massimo 90 giorni, a meno che la complessità del caso non richieda un periodo più lungo in modo giustificato.